Organizzare una festa aziendale: fra team e relax, per festeggiare un successo

Una festa aziendale è un’occasione per molte cose: team building, festeggiamento di un risultato ottenuto, salutare qualcuno che va in pensione o cambia mansione dopo tanto tempo… Ogni motivo per il festeggiamento porta solitamente alcune accortezze da usare quando si organizza la festa ed è bene tenerle a mente.

Organizzazione base: quando e chi

Il primo obiettivo di una festa aziendale è quello di riunire i dipendenti in un evento comune, dove le persone si possono stringere fra loro e passare una serata piacevole, aumentando anche il legame affettivo fra colleghi e con l’azienda stessa. A chi mandare l’invito quindi? A ogni dipendente. Tralasciare qualcuno significa creare una spaccatura o, quantomeno, delle divisioni all’interno del team, quindi, anche nei gruppi di lavoro ripartiti in più squadre, tutto il gruppo va invitato per non escludere nessuno.

Invitare tutti significa anche decidere la modalità d’invito: se cartaceo, sicuramente risulta necessario personalizzare i biglietti uno per uno e possibilmente distribuirli personalmente. Con una mail, invece, il contenuto può essere standardizzato per tutti e rivolto a chiunque senza necessità di modifiche.

La domanda rimasta è: quando organizzarlo? Questo dipende molto dalla vostra pianificazione aziendale. Se avete un giorno di chiusura settimanale, ad esempio, sarebbe buona cosa scegliere il giorno ad esso antecedente per far sì che tutti possano partecipare. Diversamente, se la vostra organizzazione è con turni senza giorni totali di chiusura, allora sarà necessario scegliere un giorno il più comodo possibile, ma realizzando il fatto che probabilmente qualcuno verrà lasciato fuori.

Organizzazione intermedia: dove e cosa mangiare

Il posto dove svolgere la festa dovrà sicuramente essere munito di abbondante spazio. A meno che il vostro team non sia di cinque persone totali, sarà necessario avere abbastanza area per far entrare tutti e farli stare comodi. Inoltre, a seconda dell’evento, potrebbe essere importante trovare una location pittoresca o quantomeno impressionante. Solitamente alcune location per eventi sono già predisposte per questo tipo di occasioni e anche quando non vi sarà difficile trovare un posto da “invadere” con la vostra festa aziendale.

Cosa mangiare, invece? Innanzitutto, è importante capire che bisogna necessariamente prendere in considerazione i gusti e le necessità di tutti gli invitati: intolleranze, allergie, vegetariani e vegani, scelte individuali religiose… sarebbe davvero strano partecipare a una festa dove il cibo offerto non può essere mangiato dai presenti e indubbiamente una pecca abbastanza grossa al coinvolgere gli invitati nel mood da festa.

Proprio a riguardo del cibo ci sono agenzie di catering specializzate, le quali hanno, appunto, un particolare interesse ai gusti etnici, alle allergie e alla celiachia, al vegetarianesimo e veganesimo… quindi se non volete scervellarvi troppo, queste aziende potrebbero fare al caso vostro (come questo servizio catering Pordenone per le aziende del triveneto).
Si può sempre scegliere se avere un buffet o una cena al tavolo: nel primo caso ovviamente sarà necessario indicare gli ingredienti di ogni offerta presente e possibilmente offrire una scelta davvero completa, mentre per una cena al tavolo sarà sicuramente più semplice offrire un menù dove sono presenti i piatti serviti. Il buffet potrebbe anche sposarsi meglio, tuttavia, con chi può rimanere poco e quindi dare possibilità a più persone di partecipare.

Il budget: protagonista indiscusso

La fase di valutazione del quando, chi, dove e cosa, comunque, dovrà sempre scontrarsi con il muro del budget. Il totale che avete da investire su una festa determina anche il tipo di evento, l’intrattenimento, le regole implicite… Nessuno esclude infatti che una festa aziendale debba includere soltanto una cena, un pranzo o un brunch. È del tutto possibile che un evento di questo tipo possa essere anche soltanto una giornata di giochi, divertimento o semplicemente un’attività di qualche tipo che poco ha a che fare con la serata galante o il pranzo ufficioso. In questi casi il budget conta soprattutto per capire quanto si potranno ammortizzare le spese degli invitati e non farle gravare su di loro. Impostare il giusto budget aiuta anche a capire come muoversi per il giusto evento.

Delegare per l’organizzazione: la salvezza degli eventi

La cosa più importante dopo il budget e l’aver dato un’idea generale della direzione in cui procedere, è imparare a delegare altri. Occuparsi da soli di organizzare tutto potrebbe rivelarsi un’impresa al di sopra delle proprie possibilità. Dare ai dipendenti la possibilità di scegliere e aiutare nell’organizzazione potrebbe anche spingerli a entrare nel giusto mood e coinvolgere altri. Inoltre, sicuramente rafforza l’evento con punti di vista diversi dal proprio e rende il tutto più “di gruppo”.

Organizzazione avanzata: cosa avere in un evento

L’ultima pietra da porre per l’organizzazione della festa è sicuramente capire se sarà necessario l’intrattenimento e, se sì, capire che tipo e in che forma.
L’idea più classica è quella di una band dal vivo in grado di accompagnare l’evento con della musica, ma molte agenzie si occupano proprio di fare animazione per aziende e, nel caso il team comprenda bambini, certo pare un’idea molto buona quello di creare un qualcosa di specifico per i più piccoli. L’idea generale è che la festa debba essere fonte di relax, quindi chi ha esigenze particolari dovrà essere sicuramente rassicurato che saranno considerate, pena l’autoesclusione dal partecipare.

Molte strutture che ospitano eventi aziendali, comunque, solitamente sono già predisposte a offrire i propri servizi di animazione e catering, ma questo non dovrebbe spaventare dal cercarli esterni: il rapporto qualità/prezzo e la soddisfazione di tutti sono le priorità da perseguire.

Infine, ma solo nel caso di eventi aziendali davvero grandi, potrebbe essere necessario costituire più attività per ripartire le persone in più punti e stabilire la necessità di riunirle in base all’occasione: a natale qualcuno deve tenere un discorso per fare gli auguri, al raggiungimento di un obiettivo qualcuno del team dovrà parlare e far ripercorrere le tappe anche agli altri, un felice pensionamento avrà un discorso di addio o encomio e così via… Tenere a mente cosa deve necessariamente accadere in una festa aziendale, per avere un significato specifico, è necessario affinché non vada tutto perso nel mucchio generico del “una cena aziendale”, anonima e stantia.

In conclusione

Organizzazione e pianificazione di una festa aziendale per un successo sono fondamentali perché l’evento sia positivo e dia i suoi frutti. Fare le cose a metà, improvvisate o non pensate, solitamente porta sempre situazioni inaspettate dove qualcuno potrebbe sentirsi frustrato o escluso o semplicemente annoiato. Tenete comunque sempre a mente che, nel momento in cui un’azienda organizza un evento, si creano delle aspettative; deluderle sicuramente non sarà bello anche per il rapporto lavorativo in seguito a quell’evento.